5 sai lầm in hóa đơn theo yêu cầu phổ biến 

In hóa đơn theo yêu cầu không đúng quy chuẩn khiến doanh nghiệp phải tiêu hủy cả lô hàng in chỉ vì phát sinh không đáng có. Lỗi sai về số liệu, kích cỡ,… tác động tiêu cực tới hình ảnh của thương hiệu. In nhanh Bắc Ninh (Bramax) – 094 690 8919 sẽ điểm qua các lỗi phổ biến, những tiêu chuẩn kỹ thuật bắt buộc cùng bí quyết tiết kiệm ngân sách hiệu quả nhất khi bạn tiến hành đặt in bill.

1. 5 sai lầm doanh nghiệp cần tránh khi in bill bán hàng

Những lỗi sai dưới đây là nguyên nhân phổ biến khiến doanh nghiệp phải in lại toàn bộ lô hàng, tốn kém thời gian và chi phí. Với kinh nghiệm đúc kết từ thực tiễn, đội ngũ kỹ thuật In nhanh Bắc Ninh (Bramax) – 094 690 8919 sẽ giúp doanh nghiệp tránh mắc các sai lầm ngay từ lần đầu đặt in.

• Không xác định rõ mục đích sử dụng từ đầu: Nhiều doanh nghiệp đặt in hóa đơn theo yêu cầu mà không phân biệt rõ nhu cầu như: hóa đơn bán lẻ, phiếu thu, phiếu giao hàng hay hóa đơn VAT nội bộ. Mỗi loại có bố cục, thông tin bắt buộc và số liên khác nhau nên nếu đặt nhầm đồng nghĩa với việc khách hàng sẽ phải in lại từ đầu.
• File thiết kế sai thông số: Mẫu thiết kế không đúng chế độ màu, thiếu vùng chảy tràn hoặc font chữ không được nhúng vào file khiến sản phẩm bị sai màu, mất chữ hoặc bị vỡ sau khi in và cắt.
• Bỏ qua việc in thử trước khi in đại trà: Doanh nghiệp đặt thẳng số lượng lớn mà không in thử để kiểm tra thực tế là sai lầm thường gặp. Bởi màu sắc hiển thị trên màn hình sẽ không khớp 100% với màu in thực tế, đặc biệt với các màu đặc thù hay màu nền đậm.
• Chọn giấy không phù hợp với phương thức sử dụng: Một số doanh nghiệp chọn giấy couche bóng cho hóa đơn viết tay. Đây là sai lầm cơ bản vì mực bút bi không bám trên bề mặt tráng phủ, dẫn đến chữ viết bị nhòe hoặc phai ngay sau khi ghi. Hóa đơn viết tay cần dùng giấy ford hoặc giấy NCR chuyên dụng.
• Đặt số lượng quá lớn cho lần đầu hợp tác: Đặt ngay hàng chục nghìn tờ khi chưa kiểm tra chất lượng thực tế của xưởng in dễ phát sinh rủi ro. Doanh nghiệp nên đặt trước lô hàng số lượng nhỏ để đánh giá chất lượng in, kiểm tra năng lực và thời gian giao hàng của đơn vị sản xuất.

2. Quy cách in hóa đơn theo yêu cầu chuyên nghiệp

Doanh nghiệp nên chủ động nắm vững các thông số kỹ thuật trước khi đặt sản xuất để kiểm soát chất lượng thành phẩm, tránh phát sinh chi phí ngoài dự kiến. Sau đây là những quy cách quan trọng mà khách hàng cần lưu ý trước khi gửi file cho xưởng in.

2.1. Kích thước hóa đơn phổ biến

Kích thước bill cần phù hợp với phương thức sử dụng thực tế tại điểm bán. Doanh nghiệp đang băn khoăn chưa biết lựa chọn kích thước nào phù hợp cho sản phẩm của mình có thể liên hệ HOTLINE HOẶC ZALO 094 690 8919 để được tư vấn chi tiết.

• A5 (148 × 210mm): Kích thước phổ biến nhất cho hóa đơn bán lẻ và phiếu thu, phù hợp để kẹp vào hồ sơ tiêu chuẩn.
• A4 (210 × 297mm): Dùng cho hóa đơn VAT đầy đủ thông tin, hóa đơn xuất kho hoặc phiếu giao hàng nhiều dòng hàng hóa.
• 1/3 A4 (99 × 210mm): In hóa đơn theo yêu cầu dành cho phiếu thu nhanh, hóa đơn bán lẻ tại quầy thanh toán có diện tích hạn chế.
• Kích thước tùy chỉnh: Các ngành đặc thù: nhà hàng, spa hoặc chuỗi bán lẻ thường đặt in theo kích thước riêng phù hợp với phần mềm quản lý nội bộ.

2.2. Số liên hóa đơn

Số liên là thông số kỹ thuật quyết định trực tiếp đến loại giấy và kỹ thuật in cần sử dụng. Tùy theo nhu cầu sử dụng, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các mẫu liên sau:

• 1 liên: Dùng cho hóa đơn điện tử in kèm, phiếu giao hàng nội bộ không cần lưu bản sao.
• 2 liên: In hóa đơn theo yêu cầu với một liên giao khách hàng, một liên lưu kế toán. Doanh nghiệp sử dụng giấy NCR 2 liên.
• 3 liên: Công ty dùng để thêm bản lưu trữ cho bộ phận kho hoặc lịch sử giao vận. Thông thường là giấy NCR 3 liên với lớp giữa màu vàng hoặc hồng để phân biệt trực quan.

2.3. Kỹ thuật gia công bắt buộc

Ngoài ra, các công đoạn gia công sau ảnh hưởng trực tiếp đến tính tiện dụng của sản phẩm. Cụ thể, khi in hóa đơn theo yêu cầu, doanh nghiệp bắt buộc với hóa đơn có giá trị pháp lý. Số thứ tự được dập riêng theo từng quyển, giúp kiểm soát, đối soát chứng từ nhanh chóng.

Mặt khác, hóa đơn thường được đóng thành quyển 50 tờ hoặc 100 tờ, gáy keo chắc chắn để dễ xé rời từng liên mà không rách phần còn lại. Doanh nghiệp cũng nên tạo đường xé sẵn theo chiều ngang để dễ tách liên.

3. Kinh nghiệm để tối ưu chi phí khi đặt in bill công ty

Đặt in hóa đơn theo yêu cầu vừa đảm bảo chất lượng vừa giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lâu dài.

• Gộp đơn hàng cùng một lần: Nếu doanh nghiệp cần cả hóa đơn bán lẻ, phiếu thu và phiếu giao hàng thì nên gộp chung vào một đơn đặt hàng. Chi phí setup máy in chỉ tính một lần, đơn giá sẽ thấp hơn đáng kể.
• Chuẩn hóa file thiết kế: Khách hàng hãy đầu tư một bộ thiết kế hóa đơn chuẩn, đúng thông số kỹ thuật, đúng thông tin pháp lý và đồng bộ nhận diện thương hiệu. Bộ file này có thể tái sử dụng cho các lần đặt hàng về sau, không phát sinh thêm chi phí.
• Đặt số lượng theo nhu cầu từ 3 – 6 tháng: Nếu đơn hàng quá nhỏ, chi phí trên mỗi tờ thường cao hơn. Ngược lại, doanh nghiệp đặt in hóa đơn theo yêu cầu số lượng lớn sẽ có khả năng tồn kho lâu và lãng phí khi cần cập nhật thông tin. 
• Chọn xưởng in trực tiếp: Mỗi khâu trung gian đều cộng thêm phần lợi nhuận vào giá thành. Làm việc trực tiếp với xưởng in có đủ thiết bị sản xuất hiện đại như In nhanh Bắc Ninh (Bramax) – 094 690  8919 giúp doanh nghiệp tiết kiệm từ 15 – 30%.

4.  In hóa đơn theo yêu cầu tại In nhanh Bắc Ninh (Bramax) – 094 690 8919

In nhanh Bắc Ninh (Bramax) – 094 690 8919 nhận in hóa đơn theo yêu cầu cho doanh nghiệp quy mô từ hộ kinh doanh nhỏ lẻ đến doanh nghiệp lớn, nhiều chi nhánh. Với hệ thống máy in công nghiệp Konica C1085 và máy in 6 màu Qianrun Technology, đơn vị đảm bảo màu sắc và thông tin trên bill chính xác, đồng đều, chuyên nghiệp.

Quy trình sản xuất được kiểm soát qua 2 bước kiểm tra chất lượng. Nhân viên kỹ thuật kiểm tra tại công đoạn cắt (nội dung in, độ phủ mực, đường cắt, kích thước) và kiểm tra lần cuối (FQC) trước khi đóng quyển và xuất kho. 

In nhanh Bắc Ninh (Bramax) – 094 690 8919 còn hỗ trợ tư vấn miễn phí về số liên, kích thước, loại giấy NCR và kỹ thuật gia công phù hợp với từng doanh nghiệp. Đơn vị sẵn sàng in hóa đơn theo yêu cầu cho doanh nghiệp, đảm bảo chất lượng và sự hài lòng từ khâu tư vấn đến giao thành phẩm tận nơi.

>>> Xem thêm:

Cuộn giấy in bill: Công nghệ và thông số kỹ thuật cần biết

Hóa đơn in nhiệt là gì? Ưu điểm, cấu tạo và lưu ý sử dụng

Thông tin liên hệ:

Bramax – In nhanh Bắc Ninh
📍Xưởng in: Khu công nghiệp Thuận Thành 2, Phường Mão Điền, Bắc Ninh
📍VPGD: Thượng Trì, Phường Mão Điền, Bắc Ninh
📞 Hotline: 094 690 8919
📧 Email: info.bramax@gmail.com
📘Fanpage: In Nhanh Bắc Ninh
🌐 Website: https://innhanhbacninh.com